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Alcance

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Mitrol Global SAS, considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales. Todos los trabajadores, funcionarios, Contratistas y terceros que tengan relación con Mitrol Global SAS y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

Identificación del responsable o encargado del tratamiento de datos personales

Mitrol Global SAS, con domicilio en Carrera 106 No 15 A – 25 Ed Business Center Ofic 315 ZFB, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 900987184-7. Línea telefónica +57 601 742 7913 y correo electrónico secinfo-cybersec@mitrol.net.

Definiciones

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento y finalidades

Mitrol Global SAS utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.

En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera el titular asiste los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información. El tratamiento que realizará Mitrol Global SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

  • Registrar la información de datos personales en las bases de datos de Mitrol Global SAS, con la finalidad de analizar, evaluar, generar datos estadísticos en indicadores.

  • Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

  • Soportar procesos de auditoría externa e interna. Así mismo, Mitrol Global SAS suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:

    • Brindar asistencia técnica.

    • Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.

    • Manejar y administrar bases de datos.

    • Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.

    • Dar respuestas a organismos de control.

Derechos del titular de los datos personales

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

  • Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a Mitrol Global SAS que hayan sido objeto de tratamiento.

  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.

  • Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

  • Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Mitrol Global SAS en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

  • Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

  • Identificar al responsable en Mitrol Global SAS que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

  • Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales

Mitrol Global SAS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política. El departamento de Seguridad de la Información (SeguInfo-CiberSeg) es la dependencia que ha sido designada por Mitrol Global SAS como la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.

Para el efecto, todos los trabajadores y contratistas que realizan el tratamiento de datos Personales en las diferentes dependencias están obligados a dar traslado a departamento de Seguridad de la Información, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.

Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por Mitrol Global SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos.

Mitrol Global SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de estas:

  • Comunicación escrita dirigida al Departamento de Seguridad de la Informacion, Carrera 106 No 15 A – 25 Ed Business Center Ofic 315 ZFB, en la ciudad de Bogotá D.C.

  • Comunicación telefónica: +57 601 742 7913

  • Solicitud vía correo electrónico: secinfo-cybersec@mitrol.net

  • Sitio Web https://www.mitrol.net/solicitardemo/ (Enviar Requerimiento)

Atención y respuesta a peticiones y consultas.

El Titular o su apoderado, podrán solicitar a Mitrol Global SAS:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.

  • Información respecto del uso que se le ha dado por Mitrol Global SAS a sus datos personales.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Atención y respuesta a quejas y reclamos

El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a Mitrol Global SAS, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados:

  • La corrección o actualización de la información.

  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Mitrol Global SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte correspondiente, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Seguridad de la información

MITROL se compromete a efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus Bases de Datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de la información que allí reposa.

Para otorgar seguridad a estos registros se cuenta con:

  • Políticas de seguridad implementadas en el sistema informático, no se puede modificar, copiar y/o imprimir información relacionada con datos personales.

  • Se firman acuerdos de confidencialidad en los cuales los funcionarios se comprometen a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizado su vínculo laboral. Se realizan capacitaciones, sensibilizaciones en cuanto a seguridad de la información.

  • Aplicación del reglamento interno del trabajo y el proceso disciplinario ante incumplimiento de las políticas de seguridad de la información establecidas por Mitrol, cuando se identifiquen malas prácticas en el tratamiento de datos personales.

  • Autorización firmada por parte de empleados y proveedores para realizar el tratamiento de datos personales.

  • Realizar auditorías internas.

Seguridad Física y del Entorno

  • Realizar la gestión de video vigilancia para la seguridad de las personas que laboren, permanezcan o visiten las instalaciones de Mitrol, mediante la observación y grabación de las actividades que realizan las personas al interior de las instalaciones, que serán debidamente notificadas.

  • Reportar y entregar videos o grabaciones de audio a las autoridades competentes previa solicitud y verificación de la existencia de un proceso judicial.

Vigencia

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrara en vigor una vez aprobado y publicado dicho documento

©2023 Mitrol. All Rights Reserved.

Consulta nuestras políticas de Privacidad, Tratamiento y Protección de datos personales y nuestras políticas de Seguridad De La Información

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